Dokumentacja medyczna

Udostępnianie dokumentacji medycznej

Dokumentacja medyczna prowadzona przez Instytut „Pomnik–Centrum Zdrowia Dziecka” w Warszawie udostępniana jest:

• jako potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia cyfrowa (skan zapisany na płycie CD/DVD albo skan wysłany na adres email),
• do wglądu z możliwością sporządzenia notatek lub wykonania zdjęć;
• przez sporządzenie jej wyciągu, odpisu,  wydruku,
• w postaci kserokopii,
• przez wydanie oryginału za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, na żądanie organów władzy publicznej albo sądów powszechnych, a także  w przypadku gdy zwłoka w wydaniu dokumentacji mogłaby spowodować zagrożenie życia  lub zdrowia pacjenta;

Udostępnienie dokumentacji medycznej przez Instytut „Pomnik – Centrum Dziecka” w Warszawie może być realizowane na podstawie Wniosku o Udostępnienie Dokumentacji Medycznej (wzór 1) lub w innej formie z zastrzeżeniem aby zakres przesłanych informacji dotyczących Pacjenta zawierał minimum:

• dane wnioskodawcy (nazwisko i imię, numer PESEL albo data urodzenia)
• dane pacjenta ( nazwisko i imię, numer PESEL albo data urodzenia)
• adres miejsca zamieszkania/korespondencyjny + numer telefonu kontaktowego
• wskazanie jednostki organizacyjnej, w której udzielono świadczeń zdrowotnych
• podanie z jakiego okresu czasu należy udostępnić dokumentację medyczną,
• określenie formy odbioru (odbiór osobisty, przesłanie na adres korespondencyjny, przesłanie na adres poczty elektronicznej).

Warunkiem przekazania na wskazany przez Wnioskodawcę adres poczty elektronicznej cyfrowej kopii dokumentacji medycznej, jest złożenie przez Wnioskodawcę wraz z wnioskiem o udostępnienie dokumentacji medycznej, własnoręcznie podpisanego oświadczenia (wzór nr 2).

Wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej można:

• złożyć osobiście w Kancelarii Głównej Instytutu- budynek F/wysoki parter albo w Sekretariacie poradni specjalistycznej lub oddziału szpitalnego.
• przesłać mailowo na adres:  kopia.dokumentacji@ipczd.pl
• przesłać listownie na adres:

Instytut "Pomnik - Centrum Zdrowia Dziecka"

Sekcja ds. Udostępniania Dokumentacji Medycznej

Al. Dzieci Polskich 20, 04-730 Warszawa

Kopia dokumentacji medycznej wykonywana w formie cyfrowego odwzorowania oryginału dokumentacji medycznej jest dokumentem uwierzytelnionym poprzez zastosowanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej i kwalifikowanego podpisu elektronicznego co na podstawie zapisów ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE)  NR 910/2014z dnia 23 lipca 2014 r.w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/W daje mu moc prawną oryginału.

W sytuacji gdy, żądanie udostępnienia dokumentacji medycznej dotyczy wykonania kopii lub odpisu dokumentacji medycznej Pacjenta będącego w trakcie hospitalizacji lub z innych przyczyn  wydanie dokumentacji medycznej w celu jej udostępnienia jest utrudnione, osoba uprawniona do dostępu do dokumentacji medycznej może dokonać wglądu do dokumentacji medycznej z możliwością wykonania zdjęć, po wcześniejszym ustaleniu terminu telefonicznie z pracownikiem Sekcji ds. Udostępniania Dokumentacji Medycznej pod numerem telefonu 22  815 11 38.

Udostępnianie dokumentacji medycznej realizowane jest bez zbędnej zwłoki.

Za udostępnienie dokumentacji medycznej, Instytut „Pomnik – Centrum Zdrowia Dziecka”  w Warszawie, zgodnie z Zarządzeniem Dyrektora, może pobierać opłatę w wysokości:

• za jedną stronę wyciągu lub odpisu dokumentacji medycznej - 8,44 zł
• za jedną stronę kopii lub wydruku dokumentacji medycznej - 0,30 zł
• za udostępnienie dokumentacji medycznej sporządzonej na elektronicznym nośniku danych - 1,69 zł 

Opłaty nie pobiera się w przypadku udostępnienia dokumentacji medycznej Pacjentowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu po raz pierwszy w żądanym zakresie i w sposób wskazany w ustawie o prawach pacjenta.

Opłatę za udostępnienie dokumentacji medycznej uregulować można:

• przy odbiorze przesyłki (przesyłka pobraniowa);
• poprzez dokonanie przelewu albo za pomocą innej formy płatności i przesłaniu  na adres  email kopia.dokumentacji@ipczd.pl potwierdzenia wykonania transakcji na kwotę wskazaną w fakturze przesłanej na wskazany przez Wnioskodawcę adres email (przesyłka polecona ZPO);
• bezpośrednio w kasie IPCZD.

Wysokość opłat za przesłanie udostępnionej dokumentacji medycznej na adres korespondencyjny wskazany przez Wnioskodawcę reguluje taryfikator Poczty Polskiej S.A.

Dodatkowe informacje dotyczące udostępniania dokumentacji medycznej przez Instytut „Pomnik -Centrum Zdrowia Dziecka” można uzyskać pod numerem telefonu  22  815 11 38, 22 815 78 77  w godzinach 8:00 – 15:00 oraz e-mailowo na adres kopia.dokumentacji@ipczd.pl

Podstawa prawna

• ustawa z dnia 06 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta,  Dz.U. z 2020 r. poz. 849 z późn. zm. – dalej zwaną „ustawą o prawach pacjenta”;
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.  w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE(ogólne rozporządzenie  o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L Nr 119 z 24.5.2016, str. 1) sprostowany przez: Dz.Urz.UE.L Nr 127 str. 2 z 23.5.2018;
• ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Dz. U. z 2019 r. poz. 164 z późn. zm.;
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 06 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu  i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania, Dz. U. z 2020 r. poz. 666  z późn. zm.

Zgodnie z zapisami Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (poz. 666), Instytut „Pomnik-Centrum Zdrowia Dziecka” w Warszawie udostępnia elektroniczną dokumentację medyczną. Dokumenty dostępne są pod adresem pacjent.gov.pl