Dokumentacja medyczna

Dokumentacja medyczna prowadzona przez Instytut „Pomnik–Centrum Zdrowia Dziecka” w Warszawie

udostępniana jest w szczególności na podstawie przepisów:

• ustawy z dnia 06 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta,  Dz.U. z 2020 r. poz. 849 z późn. zm. – dalej zwaną „ustawą o prawach pacjenta”;
• Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.  w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE(ogólne rozporządzenie  o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L Nr 119 z 24.5.2016, str. 1) sprostowany przez: Dz.Urz.UE.L Nr 127 str. 2 z 23.5.2018;
• ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Dz. U. z 2019 r. poz. 164 z późn. zm.;
• Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 06 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu  i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania, Dz. U. z 2020 r. poz. 666  z późn. zm.

Dokumentacja medyczna jest udostępniania przez Instytutu „Pomnik – Centrum Zdrowia Dziecka” w Warszawie:

• do wglądu w miejscu udzielania świadczeń zdrowotnych, z wyłączeniem medycznych czynności ratunkowych, albo w siedzibie podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych upoważnionego pracownika, z zapewnieniem możliwości sporządzenia notatek lub zdjęć;
• przez sporządzenie jej wyciągu, odpisu, kopii (odwzorowanie oryginału dokumentacji medycznej, w formie kserokopii albo odwzorowania cyfrowego - skanu) lub wydruku;
• przez wydanie oryginału za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu  po wykorzystaniu, na żądanie organów władzy publicznej albo sądów powszechnych, a także  w przypadku gdy zwłoka w wydaniu dokumentacji mogłaby spowodować zagrożenie życia  lub zdrowia pacjenta;

W sytuacji gdy, żądanie udostępnienia dokumentacji medycznej dotyczy wykonania kopii lub odpisu dokumentacji medycznej Pacjenta będącego w trakcie hospitalizacji lub z innych przyczyn  wydanie dokumentacji medycznej w celu jej udostępnienia jest utrudnione, osoba uprawniona do dostępu do dokumentacji medycznej może dokonać wglądu do dokumentacji medycznej z możliwością wykonania zdjęć, po wcześniejszym ustaleniu terminu telefonicznie z pracownikiem Sekcji ds. Udostępniania Dokumentacji Medycznej pod numerem telefonu 22  815 11 38 lub email-owo na adres kopia.dokumentacji@ipczd.pl 

Udostępnianie dokumentacji medycznej realizowane jest bez zbędnej zwłoki.

Udostępnienie dokumentacji medycznej przez Instytut „Pomnik – Centrum Dziecka” w Warszawie może być realizowane na podstawie Wniosku o Udostępnienie Dokumentacji Medycznej (wzór 1) lub w innej formie z zastrzeżeniem aby zakres przesłanych informacji dotyczących Pacjenta zawierał minimum:

• nazwisko i imię
• datę urodzenia
• adres miejsca zamieszkania/korespondencyjny + nr. telefonu kontaktowego
• numer PESEL albo data urodzenia
• w przypadku gdy Pacjentem jest osoba małoletnia, całkowicie ubezwłasnowolniona lub niezdolna do świadomego wyrażenia zgody – nazwisko i imię (imiona) przedstawiciela ustawowego oraz adres jego miejsca zamieszkania/korespondencyjny
• wskazanie jednostki organizacyjnej, w której udzielono świadczeń zdrowotnych
• podanie z jakiego okresu czasu należy udostępnić dokumentację medyczną.

Wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej można:

• złożyć osobiście w Kancelarii Głównej Instytutu- budynek F/wysoki parter albo  w Sekretariacie poradni specjalistycznej lub oddziału szpitalnego.
• przesłać mailowo na adres: kopia.dokumentacji@ipczd.pl
• przesłać listownie na adres

Instytut "Pomnik - Centrum Zdrowia Dziecka"

Sekcja ds. Udostępniania Dokumentacji Medycznej

Al. Dzieci Polskich 20

04-730 Warszawa

W wyjątkowych sytuacjach dopuszcza się złożenie wniosku o udostępnienie dokumentacji medycznej telefonicznie dzwoniąc pod numer telefonu  022 815 11 38.  

Dokumentacja medyczna prowadzona w postaci papierowej może być udostępniona przez Sekcję ds. Udostępniania Dokumentacji Medycznej IPCZD, poprzez sporządzenie jej nieuwierzytelnionej kopii w formie odwzorowania cyfrowego (skanu) i przekazanie jej za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku na żądanie Pacjenta, przedstawiciela ustawowego Pacjenta, innych uprawnionych podmiotów.

Warunkiem przekazania na wskazany przez Wnioskodawcę adres poczty elektronicznej cyfrowej kopii dokumentacji medycznej, jest złożenie przez Wnioskodawcę wraz z wnioskiem o udostępnienie dokumentacji medycznej, własnoręcznie podpisanego oświadczenia (wzór nr 2).

Za udostępnienie dokumentacji medycznej, Instytut „Pomnik – Centrum Zdrowia Dziecka”  w Warszawie, zgodnie z Zarządzeniem Dyrektora, może pobierać opłatę w wysokości:

• za jedną stronę wyciągu lub odpisu dokumentacji medycznej - 8,44 zł
• za jedną stronę kopii lub wydruku dokumentacji medycznej - 0,30 zł
• za udostępnienie dokumentacji medycznej sporządzonej na elektronicznym nośniku danych - 1,69 zł 

Opłaty nie pobiera się w przypadku udostępnienia dokumentacji medycznej Pacjentowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu po raz pierwszy w żądanym zakresie i w sposób wskazany w ustawie o prawach pacjenta.

Opłatę za udostępnienie dokumentacji medycznej uregulować można:

• przy odbiorze przesyłki (przesyłka pobraniowa);
• poprzez dokonanie przelewu albo za pomocą innej formy płatności i przesłaniu  na adres  email kopia.dokumentacji@ipczd.pl potwierdzenia wykonania transakcji na kwotę wskazaną w fakturze przesłanej na wskazany przez Wnioskodawcę adres email (przesyłka polecona ZPO);
• bezpośrednio w kasie IPCZD.

Wysokość opłaty za przesłanie udostępnionej dokumentacji medycznej na adres wskazany przez Wnioskodawcę reguluje taryfikator opłat Poczty Polskiej S.A.

Przesyłka polecona Ekonomiczna (ZPO) –dot. płatności regulowanej bezgotówkowo

• Format S do 500 g – 9,20 zł netto
• Format M do 1000 g – 9,70 zł netto
• Format L do  2000 g – 18,30 zł netto
• paczka pocztowa od 2000 g do 5000 g – 20,70 zł brutto

Przesyłka pobraniowa  – dot. płatności regulowanej gotówką przy odbiorze przesyłki - 19,57 zł brutto. Opłata za zwrócenie przez Pocztę Polską S.A do IPCZD nieodebranej przesyłki - 10,20zł + VAT

Zgodnie z zapisami Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (poz. 666), Instytut „Pomnik-Centrum Zdrowia Dziecka” w Warszawie udostępnia elektroniczną dokumentację medyczną. Dokumenty dostępne są pod adresem pacjent.gov.pl

Dodatkowe informacje dotyczące udostępniania dokumentacji medycznej przez Instytut „Pomnik -Centrum Zdrowia Dziecka” można uzyskać pod numerem telefonu  22  815 11 38, 22 815 78 77  w godzinach 8:00 – 15:00