Dokumentacja medyczna

Udostępnianie dokumentacji medycznej

Dokumentacja medyczna prowadzona przez Instytut „Pomnik–Centrum Zdrowia Dziecka” w Warszawie udostępniana jest:

• do wglądu z możliwością sporządzenia notatek lub wykonania zdjęć;
• jako kopia cyfrowa (skan zapisany na elektronicznym nośniku danych albo wysłany na adres email) bądź kserokopia;
• przez sporządzenie wyciągu, odpisu lub wydruku;
• przez wydanie oryginału za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, na żądanie organów władzy publicznej albo sądów powszechnych, a także w przypadku gdy zwłoka w wydaniu dokumentacji mogłaby spowodować zagrożenie życia lub zdrowia pacjenta;
• na informatycznym nośniku danych;
• za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Udostępnienie dokumentacji medycznej przez Instytut „Pomnik – Centrum Dziecka” w Warszawie może być realizowane na podstawie Wniosku o Udostępnienie Dokumentacji Medycznej (wzór 1) lub w innej formie z zastrzeżeniem aby zakres przesłanych informacji dotyczących Pacjenta zawierał minimum:

• dane wnioskodawcy (nazwisko i imię, numer PESEL albo data urodzenia)
• dane pacjenta ( nazwisko i imię, numer PESEL albo data urodzenia)
• adres miejsca zamieszkania/korespondencyjny + numer telefonu kontaktowego
• wskazanie jednostki organizacyjnej, w której udzielono świadczeń zdrowotnych
• podanie z jakiego okresu czasu należy udostępnić dokumentację medyczną,
• określenie formy odbioru (odbiór osobisty, przesłanie na adres korespondencyjny, przesłanie na adres poczty elektronicznej).

Warunkiem przekazania na wskazany przez Wnioskodawcę adres poczty elektronicznej cyfrowej kopii dokumentacji medycznej, jest złożenie przez Wnioskodawcę wraz z wnioskiem o udostępnienie dokumentacji medycznej, własnoręcznie podpisanego oświadczenia (wzór nr 2).

Wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej można:

• złożyć osobiście w Kancelarii Głównej Instytutu- budynek F/wysoki parter albo w Sekretariacie poradni specjalistycznej lub oddziału szpitalnego.
• przesłać mailowo na adres:  kopia.dokumentacji@ipczd.pl
• przesłać listownie na adres:

Instytut "Pomnik - Centrum Zdrowia Dziecka"

Sekcja ds. Udostępniania Dokumentacji Medycznej

Al. Dzieci Polskich 20, 04-730 Warszawa

Kopia dokumentacji medycznej wykonywana w formie cyfrowego odwzorowania oryginału dokumentacji medycznej jest dokumentem uwierzytelnionym poprzez zastosowanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej i kwalifikowanego podpisu elektronicznego co na podstawie zapisów ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE)  NR 910/2014z dnia 23 lipca 2014 r.w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/W daje mu moc prawną oryginału.

W sytuacji gdy, żądanie udostępnienia dokumentacji medycznej dotyczy wykonania kopii lub odpisu dokumentacji medycznej Pacjenta będącego w trakcie hospitalizacji lub z innych przyczyn  wydanie dokumentacji medycznej w celu jej udostępnienia jest utrudnione, osoba uprawniona do dostępu do dokumentacji medycznej może dokonać wglądu do dokumentacji medycznej z możliwością wykonania zdjęć.

Udostępnianie dokumentacji medycznej realizowane jest bez zbędnej zwłoki.

Za udostępnienie dokumentacji medycznej, Instytut „Pomnik – Centrum Zdrowia Dziecka”  w Warszawie, zgodnie z Zarządzeniem Dyrektora, może pobierać opłatę w wysokości:

• za jedną stronę wyciągu albo odpisu dokumentacji medycznej – 17,92 zł brutto
• za jedną stronę kopii albo wydruku dokumentacji medycznej – 0,63 zł brutto
• za udostępnienie dokumentacji medycznej na informatycznym nośniku danych – 3,58 zł brutto

Opłaty nie pobiera się w przypadku udostępnienia dokumentacji medycznej Pacjentowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu po raz pierwszy w żądanym zakresie i w sposób wskazany w ustawie o prawach pacjenta.

Opłatę za udostępnienie dokumentacji medycznej uregulować można:

• przy odbiorze przesyłki (przesyłka pobraniowa);
• poprzez dokonanie przelewu albo za pomocą innej formy płatności i przesłaniu  na adres  email kopia.dokumentacji@ipczd.pl potwierdzenia wykonania transakcji na kwotę wskazaną w fakturze przesłanej na wskazany przez Wnioskodawcę adres email (przesyłka polecona ZPO);
• w opłatomacie;
• w kasie IPCZD.

Wysokość opłat za przesłanie udostępnionej dokumentacji medycznej na adres korespondencyjny wskazany przez Wnioskodawcę reguluje taryfikator Poczty Polskiej S.A.

Dodatkowe informacje dotyczące udostępniania dokumentacji medycznej przez Instytut „Pomnik -Centrum Zdrowia Dziecka” można uzyskać pod numerem telefonu  22  815 11 38, 22 815 78 77  w godzinach 8:00 – 15:00 oraz e-mailowo na adres kopia.dokumentacji@ipczd.pl

Podstawa prawna

• ustawa z dnia 06 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta,  t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 58 z późn. zm. 
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.  w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE(ogólne rozporządzenie  o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L Nr 119 z 24.5.2016, str. 1) sprostowany przez: Dz.Urz.UE.L Nr 127 str. 2 z 23.5.2018;
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 06 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu  i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania,Dz. U. z 2020 r. poz. 666  z późn. zm.

Zgodnie z zapisami Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (poz. 666), Instytut „Pomnik-Centrum Zdrowia Dziecka” w Warszawie udostępnia elektroniczną dokumentację medyczną. Dokumenty dostępne są pod adresem pacjent.gov.pl